Руководителю любой крупной компании сложно самому справляться с цепочкой ежедневных задач. Поэтому на помощь ему приходит секретарь – сотрудник, который не только говорит по телефону и варит кофе (ведь именно так показывают специалиста в кино), но и работает в режиме многозадачности. И именно его аккуратность, коммуникабельность и стрессоустойчивость часто помогают компании выполнять все запланированное в срок.
Об особенностях своей профессии, будущем офисной техники и умении все структурировать – в интервью с Анастасией Душкиной.
Настя, как у тебя прошел январь? Чем запомнился?
— Если честно, то не было ничего запоминающегося – сплошная рутина. Праздничные дни прошли по-семейному. Съездили в другой город к дедушке, который в свои 88 лет очень активен. Сын мой развлекал его, а мы с мужем просто отдыхали: смотрели фильмы, общались.
Загаданное в новогоднюю ночь уже сбылось?
— Ничего не загадывала, ко всему этому скептически отношусь. И вообще, загадывать и мечтать можно не только в ночь на 1 января, а в любой день.
После праздников сложно было вливаться в работу?
— Наоборот, мне показалось, что будто ничего не поменялось: не было напряга и цейтнота. Первое время все точно шло и идет в спокойном режиме – на «лайте». Пока так, ведь в любой момент ситуация может поменяться. Кажется, что я просто ко всему сейчас чуть иначе отношусь после отдыха (смеется).
Секретарь – это помощник руководителя. Чем конкретно сегодня занимаешься ты?
— В первую очередь распределением звонков и писем, проверкой электронной почты, регистрацией корреспонденции. Ну и, соответственно, выполняюкакие-то поручения руководителя. Большая часть задач адресуется руководителю отдела Анастасии, а от нее некоторые идут ко мне. Обычно у меня рутинная работа – все повторяется изо дня в день.
А работа больше активная или пассивная?
— Ты можешь сидеть на месте, а после сорваться и быстро побежать что-то выяснять, кого-то искать, относить срочно документы. Или к тебе одновременно подходят сразу несколько человек, которым нужно зарегистрировать документ. Поддерживаю баланс между пассивным и активным трудом, расставляю приоритеты.
До девелопмента ты много лет работала с детьми в Губернаторском многопрофильном лицее-интернате. Расскажи про этот отрезок своей жизни.
— Я пришла туда 20-летней девчонкой во время заочной учебы в сельхозинституте. В то время в лицее работала подруга, и она собралась в декрет. Нужен был человек, который «дружит» с компьютером. А я знала хорошо «винду», Microsoft Office, могла программное обеспечение поменять, продиагностировать «железо». Сначала работала просто секретарем с обычными обязанностями. А через несколько лет пришел новый руководитель и предложил стать еще и секретарем учебной части. Этот человек занимается приказами, отчислениями и зачислениями учеников, ведением личных дел, выдачей аттестатов. То есть все, что касалось обучающихся, вела я. А тогда в лицее учились свыше 300 человек. Я стала больше контактировать с детьми, их родителями.
Чем запомнилось то время?
— Было много ярких эмоций. На День лицеиста 19 октября посвящали новопоступивших ребят в лицеисты, дарили им подарки. Я проживала с детьми все эти моменты. Во время последнего звонка ты видишь все эмоции выпускников, ощущения просто до мурашек. Очень трогает до глубины души. В лицее учатся если не лучшие, то одних из лучших – одаренные дети преимущественно из сельской местности, которые проходят вступительные испытания. Во время учебы в итоге собирается лицейской братство. И от него всегда веяло положительными эмоциями.
Почему решила уйти?
— Была готова сменить работу, но не сферу деятельности – нравилось работать с бумагами. И решила найти себя в девелопменте. Я как-то давно училась в строительном техникуме, поэтому все так совпало.
А как ты оказалась в «Атмосфере»?
— Подруга просто искала себе работу на HeadHunter. Она мне скинула вакансию секретаря в компании. Я приехала, прошла собеседование и решила, что хочу здесь работать. Все показалось интересным.
Из учебной части в строительную отрасль – тяжело было переключаться?
— В лицее была больше творческая работа. Надо было разработать грамоты, билеты лицеиста, создать проекты и так далее. Здесь красота в другом. Мне очень нравится, что можно наблюдать за строительством современных комплексов. Для меня они действительно очень интересные и необычные.
С чего начинается твой рабочий день?
— Сразу включаю кофемашину, потом меняю дату на календарях, запускаю компьютер и проверяю почту. Если на месте руководитель Сергей Александрович Клепиков, то отношу ему на подпись документы, предлагаю кофе. Или же занимаюсь «текучкой».
Сколько чашек кофе или чая приходится наливать за день?
— Всегда по-разному. Бывает, что вообще ни одной. А в другие дни достаточно много.
За что ты любишь свою работу?
— Я изначально не выбирала эту профессию, а потом втянулась. Просто пока себя в другом не вижу. Тут в повседневной рутине всегда есть много интересного. Строительная отрасль динамичная. Бывает, что в один день ты проверила почту и ответила на пару звонков, а в другой делаешь безумное количество дел практически одновременно и не успеваешь заметить, как пролетает время. Что будет завтра – всегда сюрприз.
Должность секретаря порой является отправной точкой для карьерного роста. Как ты на это смотришь? Думала о повышении?
— У меня еще после собеседования было четкое представление, что карьерный рост на моей должности в этой компании не предусмотрен. При этом я по образованию могу работать менеджером по подбору персонала, но пока не хочу. Со времен получения диплома прошло немало времени, появились уже разные тонкости и нюансы. Если захочу поменять направление, то хотелось бы в медицину и работать с детьми. Но для учебы в медицинском вузе нужна дополнительная финансовая подушка.
Как ты опишешь руководителя Сергея Клепикова?
— Было бы гораздо сложнее и не так интересно работать с тем человеком, который будет вечно негативить в твою сторону и за любой просчет вводить санкции. Хорошо, что у нас не так. Сергей Александрович очень веселый, легкий в общении и, я бы сказала, быстрый человек. У него всегда все быстро, срочно, здесь и сейчас. Он слушает голосовые сообщения на очень высокой скорости, даже если человек сам по себе быстро говорит. И это не влияет на качество работы.
Как решаешь возникающие сложности?
— Если мне не у кого уточнить информацию, то я постараюсь сделать все сама. Хотя всегда есть тот, кто поможет. Понимала, что сложности в этом направлении возможны. А те знания, которые получила в лицее, могу применить только при проверке пунктуации и орфографии (смеется). У меня нет паники и непонимания, как я буду это делать. Все нормально, все решаемо.
Без чего невозможно представить себе секретаря?
— Он должен разбираться в разных офисных программах. Нужно знать, как устроено многофункциональное устройство (МФУ), отличать их производителей и функционал. Еще секретарь – это человек, который умеет быстро печатать.
Секретарь должен уметь всё распределять и структурировать. Это умение и дома всегда помогает все держать по полочкам. Я жутко не люблю, когда у меня вещи лежат не на своих местах. Это главное. Еще важно быть коммуникабельным человеком с хорошим настроением.
Твой сын уже тоже научился наводить порядок дома?
— Не совсем. В более раннем возрасте у него получалось возвращать игрушки на свои места. То есть у него, например, одна полочка была для книг, вторая — для конструкторов. И все было аккуратно. А сейчас хочется, чтобы быстрее уже все убрал, а куда – не важно. Это необязательное условие(улыбается).
У меня есть другая проблема – я не умею визуализировать и структурировать свои желания. Например, долго не могла понять, какой хочу шкаф, как он будет смотреться дома. Если куда-то собралась, то не могу представить, какая вещь подойдет под конкретный вечер, а какая нет. Девочки ходят по магазинам, смотрят платья и представляют в них себя – я не могу. В общем, принимать решения для меня очень сложно.
Что изменится в технике для секретариата через 50 лет?
— Кардинально ничего, просто это будет что-то гораздо быстродейственное и функциональное. Все будет решаться легко, просто и непринуждённо. Может, появится какой-то супермозг, суперкомпьютер. Либо нейросеть будет делать абсолютно всё автоматически. Ты нажимаешь кнопочку, а она определяет проблему. Люди сохранятся точно, потому что есть поручения, которые компьютеру не по силам. Разве что появятся роботы с искусственным интеллектом.
Какая у тебя мечта?
— Хочу всегда оставаться жизнерадостным человеком. У меня нет такого, что я долго расстраиваюсь или убиваюсь. Мне кажется, что я очень позитивная. Я не вижу много отрицательного в каких- то ситуациях – только положительное. Наверное, это очень важно в жизни.
Сложно сегодня отключаться от мировой повестки. Как у тебя получается?
— Я стараюсь не читать негативные новости. Говорят, что это моя защитная реакция. Ищу информацию о том, что в городе открывается, какие прошли мероприятия культурные или научные, что происходит в мире изобретений. Мне интересны паблики медицинского характера, я подписана на различных докторов доказательной медицины.
Что хорошего ждет тебя в будущем?
— То, что я сама захочу. Моя хорошая жизнь ждет меня впереди!
